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経験がなくてもわかる名簿

雇用管理をする上で基本となるものは従業員名簿です。
従業員の入社年月日及び生年月日、性別を部署、職種ごとに記載します。


労働基準監督署の各種立ち入り調査に際しては必ず提示しなければなりません。

従業員だけでなく取締役も記載しておきます。

これにより全員を一括管理することができます。

また従業員名簿は総括的なものであり、従業員個別のデータの詳細は記載してありません。個別のデータは従業員名簿とは別に従業員台帳を作成します。


この従業員台帳は、写真を貼り、入社から転勤等による異動、昇格、また各種資格などの個人別データを詳細に記録しておきますので、雇用管理上重要な書類に位置づけられます。社会保険被保険者資格取得年月日も記録しておきます。

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健康保険と雇用保険の被保険者資格取得年月日は転勤による異動で変更になります。

これは転勤により社会保険事務所、及び公共職業安定所が管轄する適用事業所が変わるからです。


これに比べて厚生年金保険の記号及び番号は一度決まったら生涯変わることはありません。また、従業員台帳には職種が変わる都度記録するのですが、これは職場衛生管理の上からも重要なことです。

職場による取り扱い原料等の中に長年使用していると身体に影響を及ぼす可能性のある場合には法的な特別健康診断を義務付けられます。
その場合にこれらを記録しておき、遡って原因を調査する資料にするためです。

雇用管理上これらの書類は法的にも社内的にも必要不可欠なものです。